Tips para hacer reuniones efectivas
Parte dos

Como vivimos constantemente en reuniones, mejorar nuestra experiencia en ellas es, directamente, mejorar nuestra vida. Pero, ¿qué pasa cuando la reunión a la que asistes no está dirigida por ti sino por otra persona? ¿Se puede sobrevivir? Veámoslo.

Spoiler de temporada: sí, se puede sobrevivir. Pero hay que hacer concesiones. Y tener paciencia. Ambas palabras, “concesiones” y “paciencia” no son precisamente las más populares hoy en día, pero para eso hicimos esta entrada: queremos darte tips para hacer reuniones efectivas (cuando otros son quienes lideran). 

En esta entrada te propusimos algunas pautas para lograr las mejores reuniones posibles cuando tienes el encargo de dirigir la reunión. Es una situación que puede ser privilegiada: eres quien define el tema, los invitados, las metodologías. Pero también tiene mucho compromiso y responsabilidad. 

Del otro lado, cuando dirigirlas no es tu responsabilidad, es verdad que existe un mayor riesgo de aburrirse. Sobre todo si se trata de la típica reunión en Latinoamérica (tal como mencionamos en dicha entrada) donde los temas no se definen previamente, donde las personas no tienen claridad sobre el objetivo de la reunión y donde, para colmo de males, no se respeta el tiempo de la gente.

Se trata de un reto mayor. Reto que, lamentablemente, solemos tener cada que la vida nos pone en una reunión. Así que, para facilitar un poco el asunto, vamos a hablar de tres tipos diferentes de reuniones, según la dinámica, la temática y la metodología. Y a cada tipo (vale aclarar que las tipologías las usamos como una forma rápida de llegar al punto, pero sin entrar en detalles ni citar estudios especializados) le vamos a agregar algunos tips de valor. 

Tips para la reunión ideal

La reunión ideal es la que se logra cuando se siguen nuestros pro-tips de la entrada anterior: el tema está definido, se ha invitado a las personas que corresponden, se ha enviado la información necesaria para las discusiones que se van a presentar, y existe hora fijada para la terminación del encuentro. 

Es cierto que, estadísticamente, no abundan este tipo de reuniones. Pero vamos a suponer que contaste con la buena fortuna de estar en una de ellas. Entonces acá la situación es simple: tu misión es estar a la altura del momento ¿Cómo? Pues ahí te van los tips. 

—Escucha. 

Escucha todo lo que puedas y con toda la atención que puedas. No siempre se requiere que hables sin parar (de hecho, casi nunca se requiere algo así). Pero tu escuchar con atención consciente es lo mejor que puedes hacer en una reunión ideal (bueno, en general en todos los tipos de reuniones, y aún más en los escenarios de la vida que no transcurren en reuniones). 

—Tu misión principal consiste en jugar tu papel en la reunión, hacer aquello para lo que se espera que estés. 

Escucha, escucha siempre y con atención. Ten claro, antes de llegar a la reunión, qué es lo que se espera de ti. Como estamos en el escenario de una reunión ideal, se supone que deberías saberlo. Pero si no te lo dijeron, pregunta antes del encuentro. No dejes llegar la hora sin saber, a lo mejor te toca exponer el nuevo manual de procedimientos, y no es buena idea llegar sin tenerlo claro. 

Pop up publicitario: ah, pero si debes explicar los detalles de la nueva arquitectura del sitio web de la compañía, no te asustes, acá hay algunas pautas de valor que te permitirán salir dignamente del apuro.

En resumen: haz lo que debes hacer. Y para poderlo hacer, debes saber qué es lo que debes saber. Y si no lo sabes: averigua con tiempo. Y si no pudiste averiguarlo con tiempo, salta al vacío.

—Lee los documentos de referencia.

Si no pudiste leerlos, al menos no finjas que leíste. No seas la persona que opina sin saber. Si estás en un entorno donde no es confiable confesarlo, evita emitir opiniones. 

Participa con tu comentario sobre los documentos en el momento preciso. Y si te es posible, cita la página de donde sacaste la información que vas a mencionar. Se siente bien cuando las opiniones surgen de la previa información. Además, aclara desde qué contexto o punto de vista surge la opinión que vas a expresar. 

—Respeta los tiempos y los turnos de habla. 

Si alguien modera, pídele la palabra. Si la conversación es abierta, espera a que los demás terminen su intervención. No hables por hablar. Pregúntate en cada caso si lo que vas a decir en realidad aporta al tema en cuestión.

—No te sobreactúes (salvo que tengas ese propósito particular)

No te sobreactúes en los turnos de habla, ni en las conformidades o inconformidades que tengas respecto a la discusión. Busca la precisión y practica la comunicación asertiva.

Pero sobreactúate cuando, precisamente, y de manera estratégica, ese es tu propósito: un poco de performance viene bien cuando se trata de remarcar una idea. La condición, eso sí, es que tienes en mente una idea clara que quieres comunicar.

Tips para la reunión regulinchi

La reunión regulinchi es aquella que por momentos se torna enfocada en un objetivo y clara en las formas de acotar dicho objetivo, pero por momentos se dispersa y se desvía del camino. Las cosas están claras, pero no mucho; los invitados saben cuál es su rol, pero si se alejan de él nadie los reconduce. 

Este tipo de reunión es peligrosa porque se puede dilatar más allá de lo necesario, ya que las personas perciben que se está en algo serio y productivo, por lo cual temen llamar de nuevo al orden.

Vamos con los tips:

—Haz la moción de orden (con respeto)

Las reuniones regulinchis están a un paso de dos cosas: o convertirse, por fin en reuniones valiosas, o terminarse de ir al traste. Lo segundo no nos interesa: habría que repetir la reunión, y lo menos que queremos es eso. Así que activa todo tu Percibir para encontrar los modos, las maneras y los momentos (siguiendo el ritmo de la improvisación) en los cuales hacer una intervención que intente reorientarla a su camino.

A veces es tan simple como pedir la palabra y pedir a los asistentes que recuerden cuál es el objetivo de la reunión. Si es que no lo hay, podrías retomar entonces el propósito de la misma (para la diferencia entre propósitos y objetivos de las reuniones remítete a la entrada anterior). 

—No aportes en dirección a la dispersión

Si tu intento de rescatar el encuentro no produjo resultados favorables, al menos no contribuyas más al desvío del camino. Si lo haces, es probable que la reunión se estire en el tiempo más de lo que cualquier persona podría desear. 

—Recuerda cuál es el propósito de la reunión

Y si no hay, trata de recomponer alguno. Ya sabemos que no es tu responsabilidad, pero cuando las interacciones se dilatan en dirección a ningún lado, más vale intentar la definición de un propósito (o un objetivo), a fin de que la energía se reconcentre en algún lugar.

En resumen, en las reuniones regulinchis deberías procurar, según tu rol y tus disponibilidades, reconducir el encuentro hacia algún lugar claro para quienes participan.

Tips para la reunión abominable

Estas son las peores, y son las que la mayoría de las personas imaginan cuando alguien te dice “Estas convocada a una reunión”. En la reunión abominable no hay propósitos ni objetivos claros, los participantes no saben qué hacen allí, por qué les han llamado, no se fijó hora de terminación del encuentro, nadie modera ni dirige, no hay metodología clara y no hubo insumos enviados previamente para discutir. El caso, eso.

Sin embargo, la Improvisación para la Vida nos invita a sacar lo mejor de cada situación, siempre en dirección a los objetivos personales o corporativos. Aunque pareciera que te debería tener sin cuidado, no es bueno para ti estar en estas reuniones, básicamente porque es el tipo de situaciones en las que se siente mayor desconexión entre uno y su propósito de vida. 

Y como no hay nada peor que esa sensación de estar perdiendo tiempo que se podría invertir en cosas divertidas y/o productivas, acá van los tips para sobrellevar reuniones abominables. 

—Antes que nada: asegúrate de si tienes algún rol en la reunión

Para que los siguientes tips puedan ser aplicables, es necesario primero descartar que no se está esperando algo de ti en la reunión. 

Si es que tienes alguna misión particular, cúmplela. No te cuesta nada. Pero te alivia de tener más pendientes acumulados (pero si los tienes, echa mano de esto, que te ayudará montones a gestionar las listas). 

—Pregunta si hay alguna agenda

En lo ideal debieron enviártela previamente, pero aún en medio del desarrollo de la reunión podrías preguntar si la hay. De un lado, puede ser la oportunidad para que se fije alguna (caso en el cual pasaría a ser una reunión regulinchi); de otro lado, puede hacerles ver a los presentes que la situación está un poco desorientada, y tratar de hacer algo al respecto.

—Lee algunas maravillosas entradas del blog de El Morenito INC

La condición (para nuestra tranquilidad como marca) es que te hayas asegurado que no tienes tareas por cumplir en la reunión y que en la agenda no hay un punto en el que se te requiere. 

Pero, en medio de todo, no es tu culpa que tu empleador esté derrochando recursos teniéndote ahí para perder tiempo. Esto pues en el caso de que estés en una reu de trabajo. Más en general: si ya no queda más remedio que estar ahí, al menos sácale algo de provecho a la situación. 

Y una muy buena forma es pasarse por nuestro blog. Con seguridad encontrarás ideas valiosas. 

En caso de que te sorprendieran distraído, puedes decir que estabas leyendo esta entrada, buscando claves para reconducir la reunión a algún lugar que aportara valor a los presentes y a la organización.

Y, bueno, si estás en una reunión abominable, y leer esto te salvó un poco la vida, compártelo, y aprovecha para revisar otras entradas de nuestro blog.

Todas estas ideas son posibles en el improverso, un lugar donde la Improvisación para la Vida guía nuestros pasos, siempre en búsqueda de bienestar. Lo que hacemos desde la improvisación, se refleja en espectáculos increíbles y en procesos formativos de alto impacto. En nuestra academia virtual encontrarás muchas posibilidades formativas (si es que tu empresa no nos ha contratado). Ve a Instagram y LinkedIn para ver más de nuestras cosas en acción día a día.