Tips para hacer una presentación en público

Decimos, así, sin más, “mi trabajo” o “lo que me toca hacer en mi trabajo”, pero no siempre ponemos la atención en esto: nunca un trabajo es un trabajo en solitario. Y una de las cosas que implica la presencia de otras personas es que, a veces, hay que presentarles una propuesta, un proyecto, una idea, un informe. Dar cuenta de. Y ese momento, lo sabes, lo sabemos, a veces genera un cierto temor. Vamos a ver cómo la improvisación te ayuda en ese proceso.

Presentar es un verbo muy interesante: significa “hacer presente”, volver algo presente. Ese algo que se presenta, entonces, está ausente hasta que los demás no lo conocen. Y lo conocerán mediante tu presentación. Ese algo ausente podría ser una idea, tu idea, la idea de tu equipo, y no será posible hasta que los demás no digan que sí. Hacer presentaciones tiene, al menos, tres momentos: preparar la presentación (lo cual incluye un estructurar un discurso y definir la forma de presentarlo), hacer la presentación y, finalmente, recoger el feedback de las personas. Como la improvisación tiene tantas soluciones para ti, en esta entrada vamos a compartir algunos tips desde la improvisación para la presentación que debes hacer ante el comité. 

Bueno, podría ser el comité, un consejo (o un Concejo), una comisión, unos amigos, futuros inversionistas, editores, jurados, y cualquier nombre que reciban esos otros a quienes debes hacer tu presentación y de quienes depende, parcial o totalmente, que el proyecto, tu idea, la idea de tu equipo, se lleve a cabo.

Preparar la presentación

Todo lo que vamos a compartir acá son beneficios de la improvisación para tu vida, en general, y para la presentación que debes hacer, en particular. De hecho, todo lo tenemos muy organizado en un curso que te recomendamos ampliamente: Saltar al vacío. Ahí pusimos lo mejor de nuestra experiencia en procesos formativos. 

A lo largo de esa experiencia, una de las cosas que más encontramos es que la gente tiene nervios de la presentación por dos razones principales: una, porque no confía mucho en su propia idea; dos, porque temen la seriedad, exigencia o tosquedad de las personas ante las cuales deben presentarse. 

Así que los principios de la improvisación te van a servir de mucho: Aceptar, Percibir y Proponer. Y es desde la secuencia de estos principios desde donde podrás pasar a preparar, ahora sí, la presentación. 

Principios de la improvisación aplicados a la presentación que debes hacer

Nos gusta pensar que en el entorno corporativo hay, básicamente, dos tipos de personas: las personas, llamémoslas así, comunes (las que van por la vida, tranquilas, haciendo lo que corresponde cada vez) y las PICE (Personas  Improvisadoras Corporativas Estratégicas (por sus siglas en español). Cuando estás incursionando en este segundo lado, los principios de la improvisación vienen en tu ayuda. La gran diferencia es que cuando te instalas desde la improvisación adquieres una mirada más amplia y, por tanto, una mayor comprensión de lo que sucede. 

La guía para convertirse en una PICE es reconocer y aplicar los principios de la improvisación. No queremos decir que renuncies a hacer un guion o que no prepares unas diapositivas espectaculares. Solo te sugerimos que, desde la perspectiva de la improvisación, te ubicas un poco antes y un poco después de eso. Y ahí aparecen los principios. Seguirlos te facilitan salir del estado de crisis (ese en el que aún no aceptamos del todo que debemos hacer una presentación de la cual dependen muchos de nuestros proyectos) para ingresar a un estado de mayor fluidez y tranquilidad. 

Percibir (el ambiente que rodea la situación de la presentación)

Presentaciones hacemos todos los días. Pero no es lo mismo una presentación de ventas a un cliente, que la presentación de un balance financiero para la junta. No se mueven las mismas lógicas ni los mismos ritmos. Dedícale un tiempo a observar, y revisa bien quién te pidió la presentación (o si fue una solicitud tuya), en qué contexto. 

También repasa un poco el ambiente de la oficina por estos días. ¿Hay tensión, optimismo, esperanza, desazón, sensación de fracaso, ánimos de renovación? Ese será el mood en el que el público de tu presentación llega, probablemente. Y, desde ahí, puedes pensar en qué sea lo más oportuno: si, por ejemplo, ronda el optimismo, tu presentación puede comenzar por un balance de los aciertos recientes y mostrar cómo tu propuesta hereda esos aciertos y los lleva a un siguiente nivel, con el suficiente componente de riesgo, pero en un margen manejable. 

Percibe cada cosa, recoge información. Siempre será mejor disponer de información (que no uses directamente) que ir a ciegas. 

Y, lo de siempre, sé un improvisador estratégico: pregunta bien el lugar, la hora, la duración, los asistentes, todo lo que puedas recoger sobre la presentación. Que no te cojan por sorpresa, ten toda la información necesaria y un poco más.

Aceptar (que vas a hacer la presentación)

A menudo se pierde mucho tiempo con preguntas innecesarias: ¿Por qué yo debo hacer la presentación y no, pongamos, Jiménez? ¿Por qué me la pidieron para mañana, no podría ser mejor el lunes de la próxima semana, incluso el martes?

Acéptalo: vas a hacer una presentación, y va ser increíble. Apaga ya las voces que te insinúan lo contrario. Vas a realizar una presentación inolvidable que te acercará a tus objetivos. 

Proponer (los componentes de la presentación)

Dejaste de pelearte contra la idea de hacer la presentación. Y recogiste información suficiente. A partir de eso… ¿qué vas a hacer?

Bueno, sí, obvio, una presentación, pero define, antes de entrar en los detalles de diseño y en el discurso propiamente, cuál va a ser tu intención comunicativa. 

Una presentación pasa por muchos momentos y puede tener mucho contenido, pero todo se centra en una intención. Y la intención se define con un verbo: cautivar, persuadir, disuadir, antojar, visualizar… ¿Cuál es el verbo maestro de la presentación?

¿Te parece que un verbo es poco? Tal vez eso parezca, pero cuando entramos en el mood de la improvisación estratégica, sabemos que es mejor lograr una sola cosa bien lograda que tratar de abarcar muchas sin impacto ni recordación. 

Ahora sí, preparar la presentación (desde la improvisación)

Hay un recurso que nos encanta en la improvisación: la plataforma. Resulta que muchas veces tu ansiedad tiene que ver con que no has reconocido el contexto y el formato en el que se desenvuelve tu presentación. 

Mira esto: con solo decir “reunión de ventas” ya hay unos protocolos que se activan. Hay unas formas predecibles que hacen parte del contrato inconsciente que se firma entre quien hace la presentación y quienes serán sus interlocutores. Así que al decirte “Pérez, haz una presentación de tu idea sobre el nuevo plan de recursos humanos”, ya te dieron la mitad de la información. Se espera que, en efecto, le indiques a los presentes cuál será la dirección de talento humano que va a tomar tu empresa. 

Tienes entonces una situación más o menos predecible. Si cumples las expectativas, estará bien, pero también puedes incluir algún elemento que sobresalga del promedio, de lo que se espera. 

Si nos pides una cifra, te proponemos 80/20, basados en la famosa ley de Pareto: haz 80% lo que se espera, e incluye un 20% de sorpresa. 

Las presentaciones tienen dos elementos principales: el contenido de lo que vas a decir y la forma en que lo vas a decir. El contenido es tuyo, te pertenece; la forma está un poco predeterminada por el entorno, pero puedes sacarte alguna chispa de innovación. Bueno, en realidad, tanto en el discurso (el contenido) como en la forma de poner en escena el contenido puedes innovar. 

La cantidad de innovación, la forma de introducirla y la manera en que lo unes todo, depende de ti. 

Pero entonces comienza por retomar el verbo principal de la intención comunicativa. Y, desde ahí, piensa qué contiene el discurso (los puntos del contenido que son clave) y cómo lo vas a poner en escena. 

Para el discurso planea tres momentos, porque vas a contar una historia: inicio, desarrollo, desenlace. ¿Por dónde comenzar? ¿Por la idea más revolucionaria o por un resumen de los antecedentes que nos han traído hasta acá?

Después de comenzar con el mejor punto de inicio, según tu intención comunicativa, ¿por dónde seguir? ¿Cuáles son las ideas que prosiguen después de esa idea principal? Y luego, ¿cuál es la mejor forma de cerrar? ¿Con la propuesta? ¿Con un taller de retroalimentación? ¿Algún juego?

En cuanto a la forma, hay tres elementos importantes: el diseño de la presentación, tu cuerpo y el espacio. Para el diseño, apóyate en herramientas para lograr un diseño de impacto, acorde al contenido de lo que vas a presentar. Y busca ayuda de tu amiga que tiene buen ojo, de tu hijo que estudia diseño gráfico o de quien diseña en tu empresa. Mantén el equilibrio entre lo corporativo, lo que se espera (si ya hay plantillas que deben usarse) y lo que va a ser novedoso: algún color adicional a los convencionales, un tamaño de letra diferente, un estilo de graficación que no se ha usado en el contexto, etcétera.

Tu cuerpo es la clave: el vehículo. Mantén la respiración. Mantén la mirada en las personas que asistirán, conecta con ellas: tu mirada es el puente entre la idea magnífica que tienes y las personas de quienes depende que esta se haga realidad.

El espacio es el entorno físico donde se realizará. Llega con tiempo, dispón los elementos de forma que respondan a lo que necesitas. Asegúrate, porfavor, de que el videobeam va a funcionar, y que recibirá el material que le vas a entregar: video, fotografía… ¿Necesitas conexión a internet? ¿Hay conexión en el recinto?

Planea la presentación, hazla y ensáyala. Mide bien el tiempo. 

Hacer la presentación

Se llegó el día. Respira. Nadie en el auditorio sabe tan bien de qué va la propuesta como tú. Eres el genio creador, disfruta ese lugar. Conecta con la gente. Vive cada momento. 

Las presentaciones, sobre todo aquellas que son decisivas, contienen una sensación de tiempo extraña. A veces te preparas durante semanas para una presentación de diez minutos. Y esos diez minutos se te van volando cuando estás muy preparado. 

No te sorprendas con esta idea: la improvisación no es otra cosa que el arte (aunque nos gusta más decir la técnica y los principios) que te ayudan a prepararte para no estar preparado. 

Así que respira con calma, mira cada una de las cosas materiales que están en entorno (las sillas, las mesas, las lámparas…) y busca percibir el estado de ánimo de las personas, todos aquellos elementos intangibles que también hacen parte del entorno y que resultan cruciales en cómo se desarrollan las situaciones. 

Recoger el feedback de las personas

Es ideal que definas una forma, una dinámica, mediante la cual vas a recoger el feedback de las personas, su retroalimentación. En los escenarios corporativos, es clave saber qué piensan de la propuesta que hiciste, y si hay sugerencias para mejorarla. En otros escenarios, a veces, es útil recoger información sobre qué pensaron de quien expuso (su conocimiento del tema, su manejo del público…). 

Debes mencionar con claridad qué sigue: una exposición en otro comité superior, una nueva ronda de lluvia de ideas, la solicitud de aprobación a una comisión. Es importante que las personas sepan qué deben hacer, en caso de que esto no sea claro. 

A las personas hay que pedirles acción. Pedir retroalimentación es una de esas formas. Pero, además… ¿hay que someter la idea a votación? Pídeselos. ¿Hay que llevar la propuesta a una revisión técnica? Indícaselos. ¿Hay que escuchar otras propuestas para elegir una? Enfatízalo.

Nuestra propuesta es que ese momento final no se quede en el aire. Muchas veces asistimos a presentaciones espectaculares, pero se terminan y todo el mundo queda con la sensación de “Bien, muy lindo todo, ¿ahora qué sigue?”. Evita eso. El momento de cierre es clave. 

Da las gracias y cumple los compromisos que se adquirieron durante la ronda de feedback. Si quedaste de enviar la presentación a manera de memorias, porfi, envíala. Si te comprometiste a enviar los enlaces con la información adicional, porfi, envíalos. Si acordaron la revisión del documento técnico con los detalles, envía pronto ese archivo y programa un horario de reunión. 

Ahora bien, una noticia que tenemos es que todo esto, que suena a la más obsesiva de las planeaciones, realmente obedece a los lineamientos inspiradores de la improvisación. Si todavía no te suena coherente, acá hay algo que puedes leer. Si quieres saber más, están nuestros libros y, por supuesto, nuestros cursos virtuales.