¿Por qué el día no me rinde lo suficiente?

Si tu lema es “Mi día no alcanza para nara”, este post es para ti. Sobre todo si de manera constante vives el dilema de hacer lo que quisieras hacer o hacer lo que tienes que hacer, o ese otro famoso distractor de “O hago lo que los otros me piden con urgencia o me dedico a hacer, por fin, por lo que me pagan”. Leíste bien, acabamos de afirmar: falso distractor ¿Por qué? Porque una buena planeación es justamente lo que permite salirse de falsos dilemas que, mucho más de lo que todos quisiéramos admitir, nos sirven para quedarnos en shock y no hacer nada (ni lo urgente, ni aquello por lo que te pagan; ni lo que quisieras ni lo que tienes que hacer). En esta entrada vamos a ver un par de recursos de Improvisación Para la Vida para que tu planeación te ayude a transitar, sin pérdidas lamentables, tu día.

Recae sobre nosotros, ya mismo, una obligación: cuando hablamos de productividad, lograr objetivos y hacer que la historia avance, no lo hacemos a costa de la felicidad, de la tranquilidad personal ni, mucho menos, de tu calidad de vida. Nada de eso. De hecho, nuestro enfoque en Improvisación Para la Vida ha mostrado su efectividad en entornos corporativos. Para decirlo más directamente: amamos procrastinar, dedicar horas a sonreír, a imaginar y fabricar mundos que no existen. De hecho, vivimos de ello. Pero, aunque parezca paradójico, alguna vez descubrimos que reconciliarse con la productividad era una manera feliz de llevar a más personas nuestra propuesta de valor. Entonces, sí, procrastinamos por montones, y sentimos orgullo al decir que llevamos la procrastinación a un nivel profesional. Y, justo desde ahí, desde la capacidad de Aceptar que no hay error en admitir en el mismo lugar la planeación y la procrastinación, es desde donde te brindamos estas ideas para responder a tu pregunta: ¿cómo organizar mi día?

• Recuérdate el propósito.

Llegar al final del día con la sensación de que no hiciste nada (o no, al menos, nada productivo o importante) es terrible. Lo primero en lo que vas a trabajar es en firmar este acuerdo contigo mismo/a: evitar, al máximo, llegar al final del día con esa sensación. Porque es triste, e injusta. Hiciste muchas cosas, incluso si solo lograste asistir a un par de reuniones, contestar llamadas y leer el boletín semanal de la compañía. Es verdad: eso es mucho, en serio. 

Pero la sensación de “Se acabó el día y no hice nada” tiene dos fuentes de alimentación. Y está bien hacerse cargo de ellas, para que tomes decisiones. 

La primera fuente es la desorientación en el propósito. A veces contestaste cientos de correos, presentaste una propuesta en dos comités, clasificaste hojas de vida para la vacante de tu asistente, resolviste varios asuntos de última hora y, sin embargo, vas a la cama pensando que no hiciste nada. 

En efecto, sí hiciste, pero hay algo que te sugiere que nada de lo que realizaste durante el día apunta realmente a tu propósito. No te mueve al siguiente nivel, no se conecta con tu esencia. Si es así, tal vez lo que te falta no sean tips para planear tu día, sino una revisión seria, profunda y feliz sobre tu propósito. Lo cual es la clave para que comprendas cómo y por qué tu lista (infinita, seguramente) de actividades diarias están en tu vida. 

Como expertos en procrastinación tendríamos algo valioso por decirte en ese caso: tan pronto aclares tus razones de estar (en ese trabajo, en ese cargo, en esa compañía) más rápido lograrás una planeación que se oriente hacia ti. 

La segunda fuente es tu falta de ponderar (evaluar, sopesar, medir, reconocer) el peso que tienen esas actividades en tus objetivos. No descartes hacer nuestro curso “Qué camino cojo: Curso virtual en Improvisación Estratégica”, donde te damos herramientas y conceptos vitales para cambiar los planes por motivos de última hora, siempre con tus objetivos intactos.

Todos los trabajos tienen labores estratégicas, tácticas y operativas. Las labores operativas desgastan mucho, y absorben cantidades de tiempo desmedidas. Los asuntos estratégicos suelen ser muy abstractos, pues no se tratan de cosas que puedas tomar con las manos. El peligro está cuando pierdes de vista el balance: mientras las estratégicas requieren horas de trabajo profundo, mirando cifras e indicadores abstractos, las operativas aparecen como una lista inmensa de detallitos que no puedes descuidar. 

A menudo, la sensación de “Hice mucho pero en realidad no hice nada” tiene que ver con ese desbalance: muchas labores operativas que se acumulan y de las que desconoces eficazmente cuál es su impacto en las metas establecidas. 

Recurso recomendado de la Improvisación Para la Vida: pasa de la tensión a la acción. 

Tips para reconectar con el propósito de vida:

-Visualiza cómo cada una de las labores hechas contribuye a las metas más grandes. 

-Recuerda cuando estabas peque y soñabas cosas de cunado serías grande. Pregúntate ¿qué cosas en tu trabajo se sintonizan con esos sueños infantiles?, ¿cómo se pueden incluir algunas?, ¿cómo se pueden reenfocar para que se parezcan un poco más?

-Recuérdate tus grandes metas de vida: ¿cómo se conectan con las cosas que haces a diario en tu trabajo? Haz una lista. Si al principio son pocas, procura una planeación que incluya cada vez más.

• Tranquilízate: planear es procrastinar un poco. 

Cuando trabajas en organizaciones donde se teme la incertidumbre, las palabras “improvisación”, “procrastinación” e, incluso, “pausa” suenan a caos, desorden y alejamiento de las metas. Pero no es cierto. 

Si lo miras sin prejuicios, cuando planeas no estás haciendo nada diferente que aplazar cosas. 

Así que dale unos espacios de pausa a tu día. No llenes el 100% del tiempo disponible con actividades. Primero, porque, con seguridad, no lo vas a cumplir (ya que, sea o no del gusto de tu jefe, en el mundo ocurren los imprevistos, nada que hacer al respecto). Segundo, porque te estás arriesgando a que, al final del día, te queden más tareas pendientes, así que al día siguiente vas a comenzar tu lista de tareas con varias que provienen del día anterior. Y eso sí que llena la mente de la sensación de “No puedo con mi día, el tiempo no me rinde, este trabajo es lo peor”, y el largo etcétera que ya conoces. 

Recurso de Improvisación Para la Vida: el gran horóscopo de la Improvisación, que te ubica pronto en qué tipo de persona eres cuando se trata de cambios de planes, y que te ayuda también a saber qué perfil tienen tus compañeros al respecto. 

Tips:

-No programes todo tu día. Deja espacios libres: programa cosas en las que puedas usar tu potencial procrastinador. Pueden ser cortitas. 

-Haz listas. Y tacha cosas. Al principio, pon cosas irrelevantes que, de todas formas, tendrás que hacer: asistir a la comisión de ética, pagar el domicilio, lavar los cubiertos del almuerzo. El truco consiste en que tu lista cada vez tenga más cosas marcadas con el check. 

-Pon el foco en tu día solo al comienzo del día, cuando estás planeando. De ahí en adelante, piensa en cada tarea específica que llevas en cada momento. Lo que no alcanzas a terminar ya lo harás después. Pero te lo apuntas. Para que lo puedas tachar. 

-Revisa las listas de los días anteriores, cuenta las actividades que alcanzaste a acumular. Felicítate. Y celébralo: procrastina diez minutos. 

• Usa un sistema, el que sea, pero solo uno. Y hazle seguimiento.

Las librerías, Youtube y los blogs están a full de métodos para planear. Sin duda, cada uno obedece a los intereses y prioridades de quienes los crearon. No hay ningún sistema (ni ninguna app, ni ningún método) que sean infalibles. Nada humano lo es. 

Pero toma uno y síguelo hasta el final. En el camino tendrás que hacerle ligeras adaptaciones, lo cual es genial: tu camino planeado, tu forma particular de planear está aflorando. No la presiones. Déjala fluir. 

La clave es evaluar. No sólo el avance en actividades, sino el método mismo. Que te cerciores con regularidad de que el método te está sirviendo, que se ajusta a lo que necesitas. 

Sin embargo, el primer método de planeación siempre fue la lista de chequeo. Así que la clave de cualquier camino que intentes tendrá siempre la misma lógica: proyectar, apuntar, verificar, ajustar. Planea cosas, apúntalas, revisa si las cumpliste, ajusta lo que haga falta. 

Elige el método que más se parezca a ti. Si eres simple, tu método debe permitirte esa simpleza. Si te gustan los análisis cerebrales, también. Y cuando encuentres uno que te dé resultados, adóptalo como al gatito que hoy te acompaña en casa. Mímalo. Tu método, sea invención tuya, modificación de otro ya existente, o una aplicación rigurosa del que una autora famosa diseñó, es tu mayor logro. 

Recurso de Improvisación Para la vida: plataforma. Usa esquemas, modelos, formatos, rutinas que ya están inventadas. Ahorra tiempo y disminuye un poco las ansias. 

Tips para enamorarse de un sistema de planeación:

-De ser posible, planea en un espacio distinto al lugar donde vas a ejecutar. Permítete tomar algo de distancia de tu propia persona. 

-Lleva siempre registro. Si eres de papelitos y bolígrafos, usa libretas y escribe. Preferiblemente, siempre en la misma libreta (es clave ver tus propios avances). Si eres más de lo digital, dale, ensaya las apps, explora sus sitios web. 

-Impregna tu personalidad en tu forma de planear. ¿Colores? Sí, se vale. ¿Pliegos de papel en gran formato? También. Dale belleza (aquello que tú consideres belleza) a tu sistema. Es tuyo. Planear es necesario, pero si le das tu toque puede ser, además, divertido. 

-Delega y automatiza. Y toma rutinas. No lo tienes que hacer todo. Si alguien de tu equipo puede encargarse de una tarea, documéntala y se la enseñas. A menudo estamos llenos de tareas, básicamente, porque tememos delegar. Automatiza: si hay algo que una app, un software o una persona puede hacer por ti… mejor. Rutiniza y ritualiza: cerrar el día revisando la planeación del día siguiente, empezar el día con la planeación de la fecha, tal vez con un café, tal vez en un lugar de la empresa que te gusta (una terraza, el balcón…) pueden ser formas de darle un impulso adicional a la planeación que, tal vez, le den algo de placer extra. 

-Arma bloques de actividades que se parezcan. Todas las que involucren asuntos contables se pueden posponer hasta que tengas reunión con el departamento financiero. Las que impliquen trabajo creativo, déjalas para la hora del día donde tu creatividad esté en mejor condición. Las que te lleven al correo electrónico también pueden conformar un bloque. 

• Relájate: siempre habrá que tomar decisiones (y tomar decisiones es priorizar).

Sí: planear es, necesariamente, poner el foco en algo mientras dejas para después (o incluso ignoras) otro montón de asuntos. Salvo que seas géminis (guiño, guiño) es mejor que hagas solo una cosa al tiempo. 

Mira la lista del día: ¿podrías jurar que todas y cada una de las dos mil cosas que apuntaste deben estar listas hoy? ¿Y que todas son tu responsabilidad? 

A menudo no priorizamos. Y la dificultad para priorizar tiene que ver con lo difícil que resulta tomar decisiones. 

Pues bien, es mejor que lo asumas de una vez: planear implica sumar una lista de cosas por hacer, lo cual implícitamente registra una lista (generalmente más grande) de cosas que NO vas a hacer. O no, al menos, ya. 

Reconcíliate con esto: deberás dejar de hacer muchas cosas. Y eso a veces implicará decirle NO a mucha gente, incluido tu jefe. Como, de seguro, él no lo aceptará fácil, se te abre una oportunidad increíble para argumentar porqué primero va un proyecto que otro, por qué es prioridad un cliente que otro y, a veces, por qué no es taaaan útil que estés en una reunión de rutina. 

A lo mejor a ti te resulta lógico: el grupo primario revisa tráfico todos los lunes a las nueve, pero hoy, justo hoy, aportarías más valor si revisas los planos que se le presentarán al cliente ahora a las nueve. En principio, tu jefe no querrá, dirá cosas “Usted sabe, Sánchez Bedoya, que la asistencia a la reunión de los lunes es sagrada, se lo dije antes de contratarla”, pero tu capacidad de persuadirlo depende también de tu claridad frente a las prioridades. 

Recurso de Improvisación Para la Vida: Cómo tomar decisiones difíciles (y seguir con vida). 

Tips para relajarte y priorizar:

-Recuerda la vez que, para lograr tu primera cita con alguien que te encantaba, dejaste de ir a la tradicional reunión de egresados del colegio. Extrañaste la reunión, pero tuviste una primera cita. Piensa que así es planear. 

-Piensa en las cosas que has ganado en la vida gracias a darles foco. Eso te puede reforzar el ánimo a los siguientes “No” o “Para después” que se vienen una vez empiezas a planear. 

-Aprende a negociar. Escucha las necesidades de los otros y aprende a sopesarlas, conectarlas, relacionarlas con las tuyas. 

Hay muchas razones por las cuales tu día no rinde lo suficiente. En un mundo en el que la incertidumbre crece día a día, cada vez será más clave una combinación de competencias para la vida: de un lado, planear, siempre de cara al pensamiento estratégico; del otro, adaptarse, saber cambiar el rumbo a tiempo: seguir el ritmo de la improvisación. 

Nos gusta hablarte de esto porque, se supone, que todo el mundo lo sabe. Pero nos hemos dado cuenta de que no. Por eso, creamos GymproVirtual, una plataforma con cursos virtuales en habilidades para la vida. Si te gusta nuestro contenido, encuentra otros así de lindos y funcionales como este en nuestro blog. Visítanos en Instagram y Facebook donde compartimos buenas noticias que la Improvisación Para la Vida tiene para ti.