Cómo hacer una llamada difícil

Es una realidad: no quieres llamar, temes que tu voz sea la que rompa las ilusiones de quien está al otro lado del teléfono. Y, definitivamente, hay que hacerlo. Por eso en esta entrada te daremos algunas herramientas desde la improvisación para hacer la llamada difícil y tomar el momento de la mejor manera posible.

Se acabó el comité y te encargaron esta misión: “Llama al proveedor y diles que debemos suspender el contrato”. Sabes lo muy importante que era para esa empresa el proyecto con la tuya; viste su dedicación para armar la propuesta, presentarla de la mejor manera y comprometerse a entregar un gran trabajo. Los viste, con ilusión, empezar la primera fase del proyecto. Y ahora, en medio del camino, debes llamar para decir que se suspende el proceso, que no van más. Tiemblas, procrastinas la llamada todo el día. Es una realidad: no quieres llamar, temes que tu voz sea la que les rompa las ilusiones.

Pareciera que una de las funciones que más disfrutan quienes hacen las veces de jefes es encargarte a ti el trabajo desagradable. Eso que nadie quiere hacer, como las llamadas para dar malas noticias o contestar polémicas en redes sociales. Es como si una de las habilidades para dirigir equipos fuera la capacidad para encargar a otras personas eso que nadie quiere hacer, el trabajo sucio, lo duro, lo difícil. Y ahí estás: un día después, y aún no te atreves a hacer la llamada. No podemos garantizarte que el resultado obtenido luego de llamar se acerque a tu ideal, pero sí podemos decirte que la improvisación presenta algunas pautas clave para pasarlo lo mejor posible durante el proceso. Por eso acá te van unos tips desde la improvisación para hacer esa llamada que temes hacer.

Empecemos por lo importante: de verdad te entendemos. El hábito de postergar las cosas que debemos hacer, denominado procrastinación, tiene muy mala fama. Pero le dedicamos un libro (lleno de dibujitos e ideas contundentes) al asunto de procrastinar, no para criticarlo ni para ofrecer remedios que lo combatieran, sino a explicarte por qué procrastinamos las cosas importantes. Como la llamada que aún tienes pendiente.

Precisamente por eso, debemos decirte algo clave, algo que tal vez ya te sospechas, pero no has puesto aún en palabras: lo que te detiene a tomar el teléfono y marcar el número no es la información objetiva que debes entregar. Lo que te impide avanzar hacia la llamada es la carga emocional que te supone hablar con esa persona y comunicarle eso que, imaginas, ha de ser terrible.

El punto es ese: que es lo que tú imaginas. Pero no se sabe con certeza cuál va a ser la reacción de la otra persona. Y aún en el caso de que fuera una reacción terrible es poco lo que puedes hacer por esa emoción. O mejor: esa reacción, y la carga emocional que contenga, no es asunto tuyo. Pero te carga. Y por eso pesa. Y por eso lo procrastinas.

Para transitar la situación, encontramos tres alternativas: no pensarlo más y simplemente tomar el teléfono; pensarlo un poquito más, organizar un discurso y proceder a la llamada una vez te asegures de saber qué es lo que vas a decir y en qué orden; por último, acompañarse de alguien que te dé el ánimo y el soporte que necesites para proceder a la llamada.

La alternativa que elijas depende de cuál te sonó mejor (o cuál te sonó menos terrible). En cualquier caso, cuando habitamos el improverso partimos de una premisa fundamental: no hay error. Date la oportunidad de leerla para que entiendas de qué hablamos.

En este caso, ¿cómo es eso de que no hay error? A lo mejor la llamada que debes hacer es necesaria justo porque tu compañía cometió un error, y eso es lo que debes comunicar. Pareciera que no es coherente afirmar que no hay un error pues, si no se hubiera presentado un error, no estarías ahora en la que te encuentras.

Como nos interesa que leas esa entrada, no vamos a dar muchos detalles (por cierto, si la lees, vas a ganar unos minutos más para procrastinar la llamada, algo que, en el fondo, te gusta). Pero la conclusión de asumir que no hay error deriva en lo siguiente:

+Si la reacción de la persona es la que esperabas (y, generalmente, tú y tu impostor esperan algo terrible, lo sabemos), entonces no habría sorpresa luego de la llamada, por que ya estabas listo para ello.

+Si la reacción es peor de lo que esperabas, aférrate a la confianza en ti mismo y, con seguridad, luego será necesario que alguien te escuche para desahogarte.

+Si la persona no reacciona como esperabas, y toma tu mensaje con calma, entonces no hay por qué cargarse más de lo necesario.

Como ves, ninguno de los escenarios es realmente terrible. Incluso si la persona llegara a molestarse tanto, tanto, tú solo estás haciendo una llamada, no eres directamente la persona responsable por aquello que haya salido mal y que ha causado la llamada. Es más, si fueras la persona responsable (palabra que nos gusta más que “culpable”) la llamada es tu primera forma de hacerte cargo. Es decir: ya has iniciado el camino hacia reparar los daños que se hubieran podido ocasionar.

Como sea, la invitación es: pasar de la tensión a la atención. Lograr conciencia de tus propias emociones y proceder según las rutas que te propusimos arriba. Y, porfa, respira. Respira y sé consciente de tu propia respiración. Quédate unos minutitos en ello, verás que todo cambia.

Opción 1: no pensarlo más y simplemente tomar el teléfono

(Corto paréntesis promocional: si te interesa el lenguaje de los signos celestes, en esta entrada explicamos por qué los Aries serían las típicas personas que tomarían esta opción: no sobrepensar, tomar el teléfono y entregar el mensaje).

Si vas por esta ruta, tal vez amas saltar al vacío. Estás preparado para no estar preparado. O al menos quieres intentarlo. En ese caso, acá van tus tips, personalizados para las personas de acción inmediata.

Los tips:

Respira.
Recuerda, en todo caso, que al otro lado de la línea hay una persona, un ser humano que siente.
Sintoniza con tu sentir y considera el sentir del otro.
Aplica comunicación para la acción: además de entregar el mensaje, acuerda un compromiso con la otra persona, una comunicación por escrito, un pago, un entregable, algo que cierre la negociación, algo concreto que vas a cumplir o le vas a pedir.

Opción 2: Pensarlo un poquito más, organizar un discurso y proceder a la llamada

(Nuevo paréntesis promocional: en nuestro horóscopo de broma —pero si quieres no es en broma— explicamos por qué los Libra son más propensos a no decidirse del todo a la llamada).

Está muy bien: quieres pensarlo un poquito más, no te quieres lanzar, así, de un momento a otro; quieres estructurar un discurso. Pásate por acá y verás un curso maravilloso donde le dedicamos el tiempo necesario a cualificar tu expresión oral y corporal. Acá también te dejamos unos tips para hacer presentaciones inolvidables.

Sabemos que la llamada no será una presentación en Power Point, pero, en clave de improvisación, organizar las ideas antes de salir a la acción es una muy buena idea.

Los tips:

Piensa bien el discurso, pero no procrastines demasiado la llamada.
Planear la llamada debe ser como hacer la lista de mercado: se debe preparar con calma, pero no sirve si se queda solo en una lista.
Practica el Proponer. Pon ideas, palabras, cambia el orden, hasta que llegues al punto en el que sientas que ya sabes qué debes decir y en qué orden.

Opción 3: Acompañarse de alguien que te dé el ánimo y el soporte que necesites para proceder a la llamada

(Penúltimo paréntesis promocional: en nuestro horóscopo charrongo describimos por qué los Géminis son los que suelen dudar más ante situaciones así).

Este en sí mismo es un tip: si sientes temor no lo hagas a solas, permítete la compañía. Pero lo propusimos como alternativa porque, tal vez, seas de las personas que no se atreven a pasar a la acción de inmediato, y que, pese a haber preparado el discurso aún no desbloquean el teléfono para marcar ese número.

Acompañarse está bien. La escucha es un regalo y una habilidad. Acompañarse en la escucha, entonces, aumentará tu confianza. Te sentirás un poco mejor al ver que, mientras hablas en la llamada, hay otro ser humano con los ojos abiertotes y pendiente de tu cara, presto a ayudarte: alguien está ahí, aunque no entienda mucho del asunto específico de la llamada, para darte soporte.

Los tips:

Sé cuidadoso al elegir la persona que te acompañará.
Si conoce del tema del que trata la llamada, pídele que te amplíe los puntos que debes tener presentes.
Si no conoce el tema, disfruta simplemente de su compañía desinteresada.
El tip más importante: por favor, llama. Llama ya.

La improvisación nos invita a habitar el presente. Y la improvisación en la empresa, aunque es un reto permanente, traduce ese estado de presencia en la consciencia constante sobre los objetivos que están propuestos y los caminos que se eligen para lograrlos. Esta llamada que estás a punto de hacer debe entenderse como lo que es: un punto más en el camino hacia los objetivos. Así que tanto antes salgas de esta, tanto antes estarás acercándote a lo que te propones.